Планирование: как запланировать так, чтобы сделать

Планирование — почему не…?

Планирование это то, о чем слышали почти все и то, что почти все не делают. Я тоже… до недавнего времени. Почему не делают почти все не знаю, почему не делала я — сейчас расскажу. Итак,

Мои супер аргументы:

  1.  у меня с памятью и так все нормально
  2. да некогда мне
  3. планируют обычно следующую неделю на выходных, вот дождусь выходных и тогда…
  4. ладно, попробую с той недели
  5. ай, все равно не получится…

Из этого списка отмазок аргументов самый шикарный пункт 5 — он появился не сразу, но очень классно зафиналил процесс: если все равно не выйдет, то зачем? Чтобы расстраиваться и шпынять себя за …? Короче,  а ну б его!)

Ход классный и работал очень даже не плохо, пока не закопалась я по самые уши в дела большие и маленькие, срочные и не очень, но в любом случае почти не выполнимые за полным отсутствием времени.

В конечном итоге оставалось или заваливаться в «нет времени» еще больше (и, естественно, шпынять себя 🙂 ) или как то разгребать эти конюшни. Как выяснилось, разгрести оказалось легче, а жить — удобнее)) Чего и вам желаю!

Как запланировать так, чтобы сделать?

Мое планирование — это такая себе адаптивная смесь из советов гуру тайм-менеджмента, пары-тройки техник и нескольких онлай-сервисов (ну да, куда ж сейчас без них)

Перечнем это:

  • пишем-пишем,
  • «так и вычеркиваем» и матрица Эйзенхауэра
  • правило 2-х  минут,
  • правила про «слонов» и «лягушек»,
  • техника «помидорка»(Pomodoro),
  • техника «м-о-л-о-д-е-ц»
  • парочка приложений (ABCDo и Any.do)
  • великолепный Марк Аллен
  • правило 72 часов

Как пользоваться: пошаговая стратегия «чистки конюшен»

1. Составляем списки дел.

planirovanie4

Мы всерьез воспринимаем только то, что записали. Поэтому, возьмите ручку и листок. Добавьте к этому хорошую порцию своего терпения и — вперед.

Выписывайте все, что придет в голову, от микроскопических задачек (налить воды попугаю в поилку) до крупногаллактических (например, добраться таки до курсов, которые вы закачали на комп  уже полгода как и собирались посмотреть сразу, но там позвонила подружка, а потом пришел с работы муж голодный, а потом дети вспомнили, что им в школу нужно нарисовать плат еще на позавчера…. — в общем, курсы тоже записываем в список дел)

Как только рука начнет отваливаться бросаем эту писанину. При этом не забудьте себя похвалить — лед же ж пошел)))

2. «Так и вычеркиваем»

Планирование
Начну с анекдота:
Идет Ёжик по лесу. Смотрит, а там сидят звери и горько плачут.
-Вы чего? — спрашивает Ёжик.
— Зайди за куст — узнаешь.
Заходит Ёжик за куст, а там маленький желтенький дракончик сидит и спрашивает:
— Ты кто?
— Ёжик
— Ёжик. Так и записываем. Придешь завтра в 10 часов, я тебя съем!
— А если не приду? Я — занят!
— Так и вычеркиваем!

Анекдот старый, бородатый, но суть показана шикарно: с приоритетами надо что-то делать! А раз так, то вычеркиваем ненужное. Прочитайте список еще раз. Что-то из списка дел может можно вычеркнуть?

Ну или, хотя бы, делать не сейчас? Если не решаетесь на такое волюнтаристское действие, матрица Эйзенхауэра вам в помощь!

3. Матрица Эйзенхауэра или «мухи от котлет»

eisenhower-matrix
Складываем новый листик в четверо и при помощи этой нехитрой манипуляции получаем вау-инструмент по распихиванию дел по полочкам.

Первый квадрат — туда  выписываем все, без чего завал. Причем, завал со сроком «еще вчера» и приоритетом «важно, аж жуть»

Второй квардат — не горит, но рано или поздно сделать надо.

Третий — если делать, то надо быстренько. А может и не надо вовсе)

Четвертый — а вот тут точно не надо. Нет, ну если сильно хочется, то можно, но вообще-то… Как-то так)

Суть этого мероприятия в том, что что-то перенесется, что-то вычеркнется. В итоге — какой-то дополнительный кусочек свободного времени для чего-то действительно важного у вас найдется.

Если взять за правило делить дела на эти категории, то создается ощущение, что часа три вам к суткам кто-то добавил.

Если писать ручками и ходить с листочками хочется не особо, то можно воспользоваться вот таким приложением ABCDo

4. Следующее  — правило двух минут.

Планирование: как запланировать так, чтобы сделать

Следующий ход —  «правило двух минут». Берете дела из трех окошек и выделяете из них те, на которые надо пару минут.  Не примерно, а именно 2 минуты для того. И сразу таки берете их , выделенные, и делаете.

За что я это правило полюбила, так это за возможность себя быстренько похвалить: прошло полчасика, а дел вычеркнуто из списка видимо-невидимо. Для любителей математики посчитаем точнее: 15 штук дел за 30 минут. Ну чем не причина себя похвалить. Иногда мне кажется, что ради этого «правила двух минут» я и пишу планы — очень пунктики вычеркивать нравится 🙂

Кстати, вы уже прочитали большую часть статьи, поэтому тоже похвалить себя вам лишним не будет!)))

5. Планирование и… животины: слон с  лягушкой

Планирование: как запланировать так, чтобы сделатьКалякаем-малякаем наш список дальше. Из общего списка, разделенного на 4 части и заметно поредевшего после наших «2 минут» зеленым маркером выделяем дела, которые помешала сделать жаба-жадина (ей времени жалко). Ну да, маркер поэтому зеленый и надо брать)

Обычно жаба эта вылазит на свет божий тогда, когда дело предстоит в вашем понимании мерзко-противнючее и, поэтому, откладываете вы его до последнего. Такие дела в тайм-менеджменте принять называть «лягушка», а выполнение дела — «съесть лягушку»…

И хоть не все мы французы, но «лягушек» есть надо. По правилу есть эту пакость надо с утра. Выгода в том, что с утра сделал — и отмучился: ходишь целый день и радуешься, вместо того, чтобы помирать от одной мысли о том, что делать эту гадость надо.

Поэтому начинайте рабочий день не с кофе, а с «лягушки». А кофе вам потом будет щедрой наградой за мужество)

Следующая задача — «поделить слона». Самые большие и сложные дела называются «слонами». Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте «слона» поделить – разбить дело на несколько этапов или дел.

Чем меньше кусочек, тем лучше. Вам как больше нравится: одно огроменное с перспективой быть вычеркнутым из списка непонятно когда или несколько малышиков — двухминутных?

Главное правило – появилась свободная (даже не запланированная) минутка — хватайте какой-нибудь кусочек слона и делайте!

6. Планирование овощное: помидорка (Pomodoro)

Планирование: как запланировать так, чтобы сделать

По большому счету помидорка очень напоминает «слона», но это не правило, а техника. Если надо что-то штурмонуть (как правило это дело из 1 категории матрицы Эйзенхауэра) — помидорка будет в самый раз!

Суть в следующем: вы делите свой рабочий день на промежутки по 2 часа. А эти 2 часа — на промежутки по 25 и 5 минут.

  1. работаете в течение 25 минут,
  2. после  5 минут отдых
  3. 25 минут работы
  4. 5 мин отдых
  5. 25 минут работы
  6. 5 мин отдых
  7. 25 минут работы

После каждого четвёртого «помидора»(около 2-х часов плотной работы)   перерыв — 15-30 минут. В сухом остатке выходит, что полный цикл у вас занимает 2,5 часа. Сколько у вас таких циклов выйдет — тут уже вам решать)

Чтобы не забыть про 25-минутки, пользуются таймером. Пока таймер тикает, ни на что не отвлекаемся. Если проорал вам про перерыв, то хоть камни с неба — встали и отдохнули свои законные 5 или 30 минут.

7. Ай, молодец!

Планирование: как запланировать так, чтобы сделать

Еще раз повторюсь, что хвалить себя полезно и «молодец» это классное слово применительно себя, но сейчас не об этом.

Как-то я подслушала интересную технику и обозвала ее для себя «м-о-л-о-д-е-ц».
А можно и «у-м-н-и-ч-к-а» обозвать. Главное, что в обоих словах по 7 букв.

Что делаем с этими буковками? — Для начала ставим себе конкретную задачу. Например, следовать помидорному правилу в работе)

Потом просыпаемся утречком и пишем у себя на доске или в ежедневнике первую буковку (М или У — по желанию). Целый день помидорим)). Вышло — отлично, утром напишете следующую букву слов. Нет — вечером буковка зачеркивается и утром вновь пишем первую букву. И так до 7 буквы.

После каждой 7-ой буквы устраиваем себе праздник — если на горизонте маячит праздник души, то продержаться легче)))

Если на какой-то букве сорвались, ничего страшного, не нужно себя гнобить! Только… буковки зачеркните, даже если сорвались на 6-ой и начинайте с начала.  Рано или поздно зачеркивать надоест и 7 дней все-таки случатся в вашей жизни.

Если удастся продержаться 3*7 приятным бонусом будет сформированная за 21 день привычка))

Статья получилась длинной, поэтому

  • приложение Any.do
  • великолепный Марк Аллен
  • правило 72 часов

перебираются в следующую. А что касается этой, то попробуйте поступить с ней как со «слоном».

Кстати, для деления слоника очень удобны интеллект-карты, как инструмент пошагового планирования больших дел.

Ну и в последних словах….. 🙂 Я буду вам очень признательна за обратную связь по этой статье. Понравилось? Интересно? Полезно? А чем в планировании пользуетесь вы? Поделитесь секретами в комментариях!

Ярослава Боровикова

Ярослава Боровикова

Моя задача - показать Вам, что пространство Интернета может быть дружелюбным и несложным! И что у Вас тут все получится!)) Я знаю, ВАМ ЭТО ПО СИЛАМ - нужно просто НАЧАТЬ!
Ярослава Боровикова
Важное дополнение:
comments powered by HyperComments

Об авторе Ярослава Боровикова

Моя задача - показать Вам, что пространство Интернета может быть дружелюбным и несложным! И что у Вас тут все получится!)) Я знаю, ВАМ ЭТО ПО СИЛАМ - нужно просто НАЧАТЬ!
Закладка Постоянная ссылка.
Тайм-менеджмент: с чего начать? Шаг №1 ~ Заяви о себе в Интернете!
2016-09-02 11:32:38
[…] ПО КОТОРОЙ МЫ РАБОТАЛИ ТУТ (откроется в соседнем […]
5 мифов, которые мешают постановке целей. ~ Заяви о себе в Интернете!
2016-09-09 12:54:31
[…] управлять своим временем» Для этого на сайте есть статья-помощница и […]